Mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế gửi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh? Người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót ở đâu?
Mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế gửi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh?
Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể Mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế gửi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Có thể tham khảo Mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế gửi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dưới đây:
Mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế gửi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
*Mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế gửi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nêu trên chỉ mang tính chất tham khảo
Người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót ở đâu?
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
- Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
- a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
- b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
…
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
…
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
- c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
…
Theo đó, người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Như vậy, người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót ở tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Việc bảo quản lưu trữ hóa đơn chứng từ được quy định như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:
(1) Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
– Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
(2) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
(3) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
– Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
– Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
– Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
