Khi nào phải hủy hóa đơn điện tử và khi nào phải tiêu hủy hóa đơn điện tử? Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là khi nào?
Khi nào phải hủy hóa đơn điện tử và khi nào phải tiêu hủy hóa đơn điện tử?
[1] Đối với việc hủy hóa đơn điện tử
Đầu tiên, tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Đồng thời, tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
…
Từ những căn cứ trên, có thể thấy trường hợp phải cần hủy hóa đơn điện tử, cụ thể:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị sai sót chưa gửi cho người mua
– Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống.
Tải về mẫu số 04/SS-HĐĐT
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
– Người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.
[2] Đối với việc phải tiêu hủy hóa đơn điện tử
Trước đây, theo khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP (đã hết hiệu lực) có quy định việc bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:
Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử
…
4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Tuy nhiên, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã hết hiệu lực và thay vào đó là Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng hiện tại, Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định cụ thể trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn điện tử.
Mặc dù thế, theo tinh thần của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là khi nào?
Căn cứ theo khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:
Nội dung của hóa đơn
…
8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
…
Như vậy, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
Định dạng hóa đơn điện tử gồm bao nhiêu thành phần?
Theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc định dạng hóa đơn điện tử như sau:
Định dạng hóa đơn điện tử
1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
…
Theo đó, việc định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần, bao gồm:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Nguồn: thuvienphapluat.vn
