Hóa đơn điện tử lập sai theo quy định cũ sau khi đã chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới xử lý ra sao?
Căn cứ khoản 6 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định cách xử lý hóa đơn lập sai theo quy định cũ sau khi đã chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới như sau:
Điều khoản thi hành
…
- Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn đã lập sai thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
…
Như vậy, theo quy định hóa đơn lập sai theo quy định cũ sau khi đã chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới thì xử lý như sau:
– Khi phát hiện hóa đơn lập sai theo quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP), người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế (có mã hoặc không có mã).
– Hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và người bán thực hiện ký số để gửi người mua hoặc gửi cơ quan thuế xin cấp mã.
Hóa đơn điện tử được phân thành mấy loại?
Căn cứ Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử. Theo đó:
Hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Như vậy, việc phân loại hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định trên, theo đó hóa đơn điện tử được chia thành 03 loại:
(1) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
(2) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
(3) Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Định dạng chứng từ điện tử được quy định như thế nào?
Theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 20 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:
Định dạng chứng từ điện tử
Các loại chứng từ quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:
a) Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);
b) Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
c) Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định này.
Như vậy, định dạng các loại chứng từ quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được quy định như sau:
– Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);
– Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
– Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan (nay là Cục Thuế, Cục Hải quan) xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
